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巧用Excel比对财务数据与业务数据

来源: 澳门葡京网投 发布时间:2018-11-21 字体:[ ]

一、案例背景

2018年,澳门葡京网投对该市国土局下属事业单位——市土地征用服务中心(以下简称中心)2015年至2017年的财务收支(含征地补偿资金)进行审计。

该中心主要负责市区土地征用报批及补偿工作。区级征地项目单位将调查的动迁人员、土地面积、位置等征地补偿资料整理成册,报中心审核。审核通过后,中心通知项目单位缴纳预征地款。款到后,将材料报送上级有权部门,同时上缴农业重点开发建设资金和耕地开垦费。上级部门批准征地方案后,中心按照征地资料给村组拨付土地补偿费、青苗补偿费,向社保部门拨付动迁人员的社保金。

审计通过比对业务数据与财务账的银行存款数据,检查征地补偿资金归集、拨付、结余款清退的正确性和及时性。

二、审计方法

1.准备数据

由于被审计单位业务系统更新遗漏了征地补偿资金管理模块,一大半业务数据未能纳入信息系统管理。审计组只能放弃系统数据转换,转为收集相关的Word文档,整理出业务数据。本次审计主要收集了预收征地款函、以及拨付土地补偿费、青苗补偿费、社保金的通知单等业务数据(如下图)。

图1 从Word文档中提炼出Excel数据表.png

从Word预收款函中提炼出Excel数据表

财务数据是从《新纪元账证查询系统》中导出的“银行存款”科目明细数据(如下图)。

图2 “银行存款”明细账.png

“银行存款”明细账

2.初步分析

3年的征地款收入业务数据有311条记录,银行存款账有1377条记录。虽然数量不多,但由于项目名称、记账时间顺序与业务文件不完全一致,且财务账中又有少数业务被合并记账,使得常规的数据库关联分析根本用不了。如果用传统人工逐一查找勾对,会非常费时,尤其是那些被合并了的业务数据,比对起来就更加困难。

审计人员经过研究,发现被审计单位的银行账摘要中有收付款单位、项目名称等信息,且表述有一定规律。于是尝试利用Excel的筛选、分列等方法对摘要信息进行分拆、分类(如下图)。

图3 摘要分拆后的“银行存款”明细账.png

摘要分拆后的“银行存款”明细账

利用Excel数据透视图功能,对分类信息进行预览、调整。对少数无法分类的数据,通过查阅凭证,补齐信息(如下图)。

图4 “银行存款”明细账分类数据透视图.png

“银行存款”明细账分类数据透视图

双击透视图中的汇总数字,就能得到相应分项的明细数据,并能保证所有银行账上的分项数据都被选出来。下图是“预缴征地补偿款”的明细数据(如下图):

图5 “预缴征地补偿款”的“银行存款”明细账.png

“预缴征地补偿款”的“银行存款”明细账

记录数374条,只有全部银行存款数据的1/4。

3.数据比对

虽然数据少了很多,但是,直接勾对依然比较费时。审计人员发现征地项目金额相同的很少,于是决定采用金额排序比对。

(1)在业务数据和财务数据前分别加上顺序号(这样可以让数据快速回到初始状态,以便与原始资料核对,(如下图)。

图6 数据表前加上顺序号.png

数据表前加上顺序号

(2)把两张表按金额排序,把金额相同且项目名称与摘要基本相符的顺序号互填(同时标上颜色,便于复查),这样,大多数的项目很快就对上了(如下图)。

图7 顺序号互填.png

顺序号互填

(3)把两张表按原先的顺序号排序(回到初始状态)。这时,对不上的记录就会相对集中,利用Excel单元格快速计算功能(按住Ctrl键点击多个需要计算的单元格,在状态栏就能快速看到其合计数)就能很容易地找到那些合并记账的业务数据(如下图)。

图8 查找合并记账的业务数据.png

查找合并记账的业务数据

(4)经过以上3步,对不上的记录已经很少了,再把对不上的财务数据通过查阅凭证、业务数据问询被审计单位业务人员,弄清原因(如下图)。

图9 最终对不上的记录.png

最终对不上的记录

4.发现问题

财务数据对不上的记录,主要是与业务数据时间范围不同形成的(即2014年末的业务数据入了2015年初的财务数据,2018年的财务数据大部分记录的是2018年的业务数据,不在核对范围之内),属于正常差异。个别业务数据(第225、226行与第210、211行相同)因原始文件重复,属于业务文档管理不善。这些差异数据可以直接忽略。余下记录:

(1)重复收款1笔。2017年9月(7号凭证)收征地单位1632662元。同年10月(3号凭证)又收一次(金额及所附缴款函与9月相同),经中心确认,为重复收款(如下图)。

图10 重复收款的记录.png

重复收款的记录

(2)未实施项目1个(业务数据208行,发了函,钱未到账)。

三、审计成果

以上列举的是收款审计。审计人员在付款、征地项目报批等环节也使用这一方法,查实了审计范围内征地报批项目的数量以及缴费、补偿金额:

1.重复收取征地补偿款1笔,计163.27万元,重复拨付征地补偿款1笔,计668.64万元。

2.应退区征地项目单位的征地补偿款2.37亿元,应上缴市财政预算外收入1651.81万元。目前,中心正按照审计要求进行整改,审计盘活了一大笔财政资金。

四、方法总结

本审计方法较好地解决了一般数据库技术解决不了的不规范数据比对问题,极大地提高了审计工作效率,让审计质量有了可靠保障。审计过程中,选准数据、精简数据、灵活运用Excel的各项功能的思路和技巧是关键。采用Excel数据分析功能,操作简便,极易推广运用。

澳门葡京网投 葛岳南